RPA-Tools automatisieren Arbeitsabläufe, indem sie wie ein realer Nutzer den Desktop bedienen oder Anwendungen über entsprechende Schnittstellen fernsteuern.
Spätestens nachdem man zum zehnten Mal ein Formular mit einer Adresse befüllt hat, wünscht man sich einen Roboter, der diese stupide Aufgabe übernimmt. Genau hier springen Softwarewerkzeuge ein, die der Begriff Robotic Process Automation zusammenfasst. Die meist kurz RPA-Tools genannten Anwendungen stellen einen oder mehrere Softwareroboter bereit. Jedem dieser Bots kann man eine Aufgabe beibringen, die er dann zukünftig selbstständig löst.
Im einfachsten Fall beobachtet ein Bot zunächst die Mausklicks und Eingaben des Anwenders und wiederholt diese dann später auf Knopfdruck . Auf diesem Weg kann man dem Bot beispielsweise zeigen, wie man sich durch den Serienbrief-Assistenten von Word klickt und eine maßgeschneiderte Briefvorlage erstellt.
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